Mantener el proyecto organizado y manejable siempre es un desafío cuando se trabaja como parte de un equipo. El problema alcanza un nivel completamente nuevo cuando se trata de un proyecto creativo. La creatividad florece más cuando no tiene restricciones, mientras que los proyectos colaborativos se desmoronan sin reglas. Entonces, ¿qué hacer con un proyecto de agencia creativa que requiere trabajo en equipo y colaboración? La organización y la gestión, si se ejecutan correctamente, no deberían afectar el proceso creativo. ¡Aquí hay nueve consejos prácticos para mantener organizado a su equipo de diseño, sin importar la tarea en cuestión!
1. El arte de priorizar
Algunos proyectos son más complejos que otros. Para evitar sentirse abrumado, identifique las tareas más importantes (MIT) en las que se debe trabajar antes de que el proyecto pueda pasar al siguiente nivel. El secreto es determinar un número limitado (realista) de tareas cruciales que deben realizarse y tratar de completarlas primero. Darle a su equipo una fecha límite realista le dará a cada día una estructura y un propósito. Es una excelente manera de acabar con un proyecto particularmente grande o finalmente terminar esas pequeñas tareas que se han pasado por la oficina como una patata caliente y que finalmente se han olvidado. Definición de MIT permitirá que el equipo de diseño se ocupe del día en lugar de reaccionar a lo que se le presente.
2. Aproveche una herramienta de gestión de proyectos
Frase ‘herramienta de gestión de proyectos” suena como una obviedad, pero en realidad puede ser bastante útil. No hay más devorador de tiempo allí que usar múltiples herramientas de comunicación, dejar pequeños mensajes aquí y allá y, posteriormente, mantener a algunos de los miembros del equipo en la oscuridad sobre el progreso. Ahorre tiempo y problemas a su equipo al tratar de averiguar qué se debe hacer a continuación o hacia dónde se dirige el proyecto. De hecho, el uso de herramientas de gestión de proyectos impulsará la creatividad a través de la eficiencia. El truco es elegir una herramienta que funcione mejor para usted. Hoy en día, hay una multitud de herramientas de software para elegir. Realice una investigación de mercado, intente y experimente para encontrar qué herramienta de gestión de proyectos es adecuada para su equipo.
3. Mantenga a todos informados
Cuando se trata de lograr la satisfacción del cliente en el diseño, la información es clave. Común ‘menos es más’ no funciona en este caso. Si desea que el proyecto se realice correctamente y a tiempo, brinde a su equipo la mayor cantidad de información posible. De esa forma, sus diseñadores no tendrán que perder el tiempo revisando datos y pidiendo detalles. ¡Lo más importante es darles a todos los miembros del equipo la misma información! Evitarás muchos conflictos y confusiones. Exponga todos sus requisitos, necesidades, reglas y plazos (quizás usando una herramienta de administración increíble) y el equipo de diseño lo amará por ello.
4. Permitir una línea de tiempo realista
El cliente es el rey y, a menudo, estamos tentados a hacer cualquier cosa para complacerlos. Sin embargo, establecer plazos ridículos y poco realistas para proyectos creativos no es el camino a seguir. No esperes crear una gran revista o un sitio web increíble 24 horas. En pocas palabras, los equipos creativos necesitan tiempo para ser creativos, intercambiar ideas, dibujar y diseñar, para dar lo mejor de sí mismos. En lugar de obligar a su trabajo en equipo a vivir en condiciones estresantes, enseñe a sus clientes el valor del tiempo en proyectos creativos.
5. La retroalimentación es clave
La retroalimentación constructiva es clave
para diseñar obras maestras. Para que se produzcan comentarios, todos los miembros de su equipo deben sentirse seguros para expresar sus opiniones. Un líder de proyecto debe ser muy claro y abierto sobre lo que le gusta y lo que no le gusta de los diseños propuestos. Por otro lado, los miembros del equipo deben sentirse libres de contribuir y sentirse escuchados. La retroalimentación exitosa consiste en respetar y justificar lógicamente sus opiniones. Es una excelente manera de evitar la frustración del equipo y mantener alta la moral y la productividad.
6. ¡Estandarizar!
La estandarización no suena favorable a la creatividad, pero cuando la imaginación necesita ser productiva, es el santo grial de la eficiencia. ¡Las interacciones desorganizadas, los estilos de trabajo inconsistentes y los miembros del equipo que trabajan desde ubicaciones remotas pueden acabar con el trabajo creativo y el progreso del proyecto! La estandarización de nombres de archivos y cadenas de procesos permitirá interacciones rápidas y sin fricciones y exploración creativa. Cumplir con una convención de nomenclatura y un flujo de trabajo específicos ayudará a cada miembro del equipo a encontrar archivos fácilmente y completar su parte del trabajo sin sucumbir al caos.
7. El paquete de tareas relacionadas
Agrupar tareas similares o relacionadas es una receta garantizada para la eficiencia, especialmente cuando se trata de tareas rutinarias críticas pero muy tediosas que pueden interrumpir el flujo de trabajo creativo. Ya sea que esté manejando las redes sociales o las tareas de reclutamiento, asigne 20 –30minutos, olvídelo de su mente y aborde todas estas tareas juntos. Tendrá la libertad de concentrarse en las tareas de diseño más importantes sin distracciones.
8. Permita que los diseñadores maximicen el tiempo de alta energía
Cada persona creativa trabaja de manera diferente. Algunos prefieren trabajar hasta altas horas de la noche, otros se sienten mejor en esos fugaces momentos de claridad temprano en la mañana. El mejor trabajo creativo rara vez sucede en «amado” programa de nueve a cinco. Si puede permitírselo, deje que los miembros de su equipo se aprovechen de su personal tiempos de alta energía y alta creatividad. Anímelos a tomar notas sobre su ritmo, observar cómo trabajan y programar sus tareas más desafiantes cuando estén en su punto máximo. Aunque un poco menos estructurado, es probable que este enfoque mejore la calidad del trabajo.
9. Usar atajos
Para ser más específicos, use atajos de software de gráficos. El truco consiste en personalizar el espacio de trabajo de su software para reflejar y habilitar el tipo de trabajo de diseño que su equipo realiza regularmente. Uno de los mayores ahorros de tiempo es la creación de plantillas reutilizables para tipos de proyectos recurrentes y la creación de una biblioteca de archivos para los recursos gráficos más utilizados, como iconos, fuentes o texturas.
para terminar las cosas
Cuando un equipo funciona sin problemas, se refleja en el resultado final. Por lo tanto, mantener al equipo de diseño feliz pero estructurado es fundamental para el éxito de cualquier agencia creativa. Obtenga una herramienta de gestión de proyectos y aplique cualquiera de los consejos anteriores que le hayan llamado la atención. Sin embargo, la mejor manera de mejorar su flujo de trabajo es preguntar a los miembros de su equipo sobre los problemas más molestos y pedirles ideas.
